動画マニュアルは、視覚的に情報を伝える手段として活用されています。効果的なマニュアルを作成するには、作成に時間をかけるだけではなく、いくつかのポイントを押さえることが必要です。

本記事では、動画マニュアルの作り方を6つのステップで紹介し、作成時のコツや動画マニュアルのメリット、実際の活用事例も詳しく解説します。

【6つのステップ】動画マニュアルの作り方

動画マニュアルの作成方法を6つのステップにわけて紹介します。よりスムーズに作成するために、それぞれのステップにおける作成のポイントも知っておきましょう。

1.構成案や目次を作成する

マニュアル全体の流れを決めるために、まず構成案や目次を作成しましょう。各項目の内容や目的を明確にするための重要なプロセスです。

構成を決定することで、視聴者にどのように情報を伝えるべきか、大枠が見えてきます。また、目次を設定することで、視聴者が内容を素早く理解でき、マニュアル全体が論理的に整理されるでしょう。

この時、ターゲットやテーマが曖昧では、誰に何を伝えたいのかよくわからないマニュアルになってしまいます。実際の利用者や利用シーンを想定したうえで、作成を進めましょう。

2.情報・資料を収集する

組み立てた構成案に沿って、必要な情報や資料を収集・整理します。このステップでは、最終的な動画のイメージを具体的に描きながら進めることが重要です。イメージが曖昧だと、無駄な資料まで集めてしまい、あとで見直しが必要になるなど効率が下がります。

具体的には、作業手順書、製品のカタログや技術資料、顧客の質問にもとづくFAQ、その他関連するドキュメントなど、動画の内容に即した情報を選定しましょう。もし、このような資料がすでに社内に存在している場合は、再利用することで時間を節約できます。

3.台本を作成する

全体の構成案や集めた情報・資料をもとに、台本を作成していきます。たとえ短時間の動画マニュアルであっても、いきなり撮影に入らずきちんと台本を用意しましょう。台本なしで撮影をはじめると、後から素材の不足や撮り直しが発生するリスクがあるからです。

台本の形式は、テキストベースでも絵コンテ形式でも構いません。重要なのは、完成した動画の再生時間や流れを想定しながら、詳細を詰めていくことです。

台本には、挿入する図表やテキスト（テロップ）、使用する資料映像、ナレーションやセリフを、動画の流れに沿って盛り込んでいきます。また、マニュアルを利用する人の理解度やスキルレベルにあわせて、解説の内容や順序を最適化することも必要です。

4.動画を撮影・録音する

作成した台本をもとに、実際に動画の撮影や音声の録音を行います。まずは、ベースとなる作業手順や解説パートを撮影しましょう。

とくに、カメラに向かって人が説明する時は、予想以上に時間がかかることがあります。マイクや照明のセッティングに時間がかかったり、撮り直しが必要になったりするためです。そのため、十分な時間を確保して撮影を進めることが重要です。

PCの操作方法を説明する動画の場合は、操作画面を録画することで視覚的にわかりやすいマニュアルになるでしょう。この際、カーソルの動きやクリック箇所が視聴者に明確に伝わるように設定することがポイントです。たとえば、カーソルのサイズや色を調整し目立たせたり、クリック時にエフェクトや音声を加えたりすると効果的です。

5.ナレーションを入れる

視覚情報だけでは伝えきれない細かい操作手順や注意点などには、ナレーションを活用しましょう。

ナレーションを収録する際は、話す速度や声のトーン、専門用語の発音などを事前に打ち合わせます。こだわりたい部分をナレーターへ明確に伝えることで、収録がスムーズになり、視聴者も聞き取りやすくなります。

6.編集する

最後に、撮影した映像や録音した音声、ナレーションをもとに動画を編集します。編集の際は、動画が長すぎないかをチェックしましょう。冗長な部分があればカットし、必要な情報だけを簡潔にまとめるようにします。

編集の段階では、ほかのチームメンバーや実際に動画マニュアルを使用する予定の人に確認してもらい、フィードバックを得ることも重要です。このタイミングでフィードバックを受けることで、適宜修正しつつわかりやすいマニュアルを作成できます。

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動画マニュアルを作成する時の6つのコツ

わかりやすい動画マニュアルを作るには、実際にマニュアルを使用する人の視点で取り組むことが重要です。まずはターゲットと目的を明確にし、実際の作業風景やテロップ、図解なども活用しつつ作成を進めましょう。

ターゲットや目的を明確にする

いきなり動画マニュアルの作成に着手するのではなく、ターゲットや目的を明確にすることからスタートしましょう。ターゲットや目的によって、マニュアルに盛り込むべきコンテンツの内容が変わるためです。

たとえば、入社したばかりの新人を対象にするのか、それとも入社3年目を迎えた社員のスキルアップが目的なのかによって、盛り込む内容が変わります。ターゲットと目的を明確にしたうえで作成に取り組めば、使い手にとって理解しやすいマニュアルに仕上げられます。

構成と台本をしっかり設計する

動画を撮影する前に、構成と台本をしっかり設計しておくことも重要です。

全体の流れや伝えたいポイントを整理せずに撮影をはじめてしまうと、途中で方向性が曖昧になり、何を撮ればいいのかわからなくなります。その結果、撮り直しや編集作業が増え、時間を無駄にしてしまうでしょう。

また、視聴者の集中力は最初の15秒で決まると言われています。冒頭で「これは自分に関係がある内容だ」と思わせることを意識して、構成と台本を作成しましょう。

撮影場所の環境・カメラワークに配慮する

時間とコストをかけて作成したマニュアルも、見づらくては十分に活用されません。暗くて何をしているのかわからない、カメラの位置が悪くて見えないといった失敗はよくあるため注意が必要です。

自然光だけでは十分な明るさを確保できない場合は、スタンド照明を活用するのも一案です。カメラワークはマニュアルを使用する人の視点を意識しましょう。

作業シーンやテロップ・図解などを活用する

テキストや言葉による説明が難しい作業こそ、動画の出番です。実際に作業している様子を動画で撮影し、ステップ形式で表現すればわかりやすいマニュアルを作成できます。

また、テロップや図解を活用するのもおすすめです。言葉による説明が入っていても、シーンの移り変わりが激しいと視聴者がついていけません。テロップや図解を用いれば、言葉が聞き取れなかった場合でも情報を補完できます。

静止画・動画それぞれの特長をいかす

動画マニュアルには、視覚的にわかりやすい反面、詳細な確認には不向きな部分もあります。そこで、静止画のメリットも取り入れましょう。静止画と動画それぞれの特長を理解し、よいところを組み合わせて適切なシーンで活用することがポイントです。

動画で全体の流れをつかみ、静止画で詳細を補足するように組み合わせると、よりわかりやすく実用的なマニュアルに仕上がるでしょう。

動画の長さは1～3分程度にする

マニュアルに使用する動画は、長くなりすぎないよう注意が必要です。動画が長時間にわたると最後まで視聴されにくく、ユーザーが必要な情報にすぐにたどり着けません。内容をコンパクトにまとめ、ポイントをしぼることが重要です。

理想は「1テーマ＝1動画」です。1本あたりの長さは1〜3分を目安にしましょう。

たとえば接客マニュアルなら、「挨拶の仕方」「オーダーのとり方」「精算方法」など、テーマごとの動画を用意するのをおすすめします。ユーザーは自分が見たい内容を選んで視聴でき、学習効率も満足度も高まります。

動画が適しているマニュアルの種類

動画マニュアルは、静止画やテキストだけでは伝えにくい動きや手順の流れを直感的に示せる点が大きな強みです。そのような動画に適しているマニュアルの種類を表にまとめました。

動画を効果的に活用することで、文字や静止画では伝わりにくい部分を補完し、学習効率や理解度を向上させられるでしょう。

動画マニュアルの6つのメリット

ここでは、動画マニュアルならではの6つのメリットを取り上げます。

視覚的に理解しやすい

複雑な作業手順や多岐にわたる業務は、文字や写真だけで説明するのは難しいことがあります。たとえば、専門的な機械の操作などの複雑なステップが必要な作業は、テキストだけでは手順や動作を正確に理解しにくいでしょう。

動画マニュアルを使えば、実際の作業を人の動きや音声つきで見られるため、テキストで読むよりも直感的に作業手順を理解しやすくなります。さらに、字幕や音声での補足説明を加えれば、文章だけではわかりにくい細かいニュアンスや操作のタイミングもしっかり伝えられます。

繰り返し再生でき習熟度を上げやすい

わからない作業部分を繰り返し再生して学べ、習熟度を上げやすい点も大きなメリットです。

また、指導者側から見ても、学習者が自ら理解を深められる動画マニュアルは非常に便利な教材です。とくに指導対象者が多いと、各学習者に同じ作業や手順を繰り返し教えるのは効率が悪く、指導者の負担も大きくなります。動画マニュアルを活用することで、指導者は一人ひとりに割く時間やリソースを節約でき、学習者も自発的にスキルを身につけられるため、教育の効率が大幅に向上します。

時間や場所を問わず視聴できる

動画マニュアルのデータは、DVDなどの記録メディアに保存するのではなく、サーバーやクラウド上にアップするのが主流です。そのため、社員はアクセス権をもつ社内のPCやタブレットなどのデバイスから、いつでも閲覧できます。アクセス権の設定次第では、社外からもスマートフォンなどで視聴可能です。

また、製品のチュートリアルなどユーザー向けの動画マニュアルを、YouTubeなどの動画投稿サイトで一般公開している企業もあります。PCやスマートフォン、タブレットなどのデバイスが広く普及している現代において、いつでもどこでも見られる動画マニュアルは、自己学習にも最適です。研修や説明会に足を運ぶ手間も省けるため、指導する側と学ぶ側の双方にメリットがあります。

コスト削減につながる

動画マニュアルはデータとして保存・共有できるため、印刷代やそれにかかる人件費、保管場所のコストが発生せず、効率的に管理が可能です。

一方、紙のマニュアルは、その都度印刷する手間がかかり、人件費や印刷代、保管場所も必要です。ただし、紙のマニュアルもPDFファイルなどの形でデータ化することでコスト削減ができます。

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見落としや勘違いを防げる

動画マニュアルは、視覚と聴覚の両方を使って情報を伝えられるため、見落としや勘違いを減らせます。

紙やPDFのテキストマニュアルでは、読み飛ばしや読み間違いが起こりやすく、重要なポイントを見逃すおそれがあります。動画では、重要な箇所を音や動きで強調することで、視聴者の注意を引きつけられるのです。

たとえば、画面を一時停止してテロップを大きく表示したり、矢印や赤枠で注目すべき箇所を示したりすると効果的です。また、ナレーションで「ここがもっとも重要なポイントです」と伝えると、さらに記憶に残りやすくなります。

業務の標準化・均一化を進められる

動画マニュアルは、業務の標準化や均一化を進めるのにも有効です。

人が教えると、担当者によって説明の仕方や強調ポイントが異なり、作業手順やサービスレベルに差が生じやすくなります。しかし動画マニュアルなら、正しい手順を誰が見ても同じ形で伝えられるため、全員が一定の品質で業務を行えるようになります。

さらに、動画なら重要なポイントを繰り返し確認したり、一時停止して細部を確認したりも可能です。新人教育もうまく進み、経験の浅いスタッフでも短期間で標準的なスキルを身につけられます。

動画マニュアルを導入する際の6つの注意点

ここでは、動画マニュアルを導入する際の6つの注意点について紹介します。動画マニュアルをスムーズに運用していくためにも、起こりうる問題とその対策を理解しておきましょう。

制作に時間・工数がかかる

動画マニュアルは、テキストマニュアルに比べて制作に手間と時間がかかります。

テキストマニュアルは、文章と静止画を組み合わせるだけで作成できます。一方動画マニュアルは、撮影機材の準備や撮影場所の確保、出演者のスケジュール調整、撮影、編集など多くの工程が必要です。

できるだけ制作時間を減らすためにも、台本テンプレートや撮影チェックリスト、編集テンプレートを事前に用意するとよいでしょう。また、制作チームを複数人体制にして役割を分担すると、作業負担を軽減できます。

内容の修正・更新に手間がかかる

動画マニュアルは、内容の変更や更新に手間がかかります。

業務手順が変わると、該当部分を撮り直して再編集しなければなりません。テキストマニュアルと比べると、どうしても修正作業が大がかりになります。

効率よく更新するには、1テーマにつき1本の動画にわけて作ることが有効です。更新が必要な時は、該当動画だけを差し替えれば済みます。また、頻繁に変更される情報は動画に含めず、静止画やPDFで補足するとよいでしょう。

必要な情報を探しにくい

長めの動画マニュアルでは、必要な情報を見つけにくいという注意点もあります。

テキストマニュアルなら、目次や検索機能で目的の箇所にすぐアクセスできます。一方で動画はどこで何を説明しているかわかりにくく、全体を見ないと情報にたどり着けないことも多いです。

動画マニュアルを作成する際は、1テーマ1動画を意識し、タイトルから内容がわかるようにしましょう。さらに、動画の説明欄に要約を記載したり、タグをつけて検索しやすくすると、必要な情報にスムーズにアクセスできます。

視聴者の集中維持が難しい

長時間で単調な動画マニュアルは、視聴者の集中維持が難しいという問題があります。視聴者の集中力がもたず、動画の途中で離脱してしまうと、適切な学習効果が得られません。

ひとつの動画は3分以内におさめ、無駄な内容は極力省くようにしましょう。さらに重要な箇所では画面を一時停止し、赤枠や矢印、テロップでポイントを強調すると、視聴者の意識を集中させやすくなります。声の抑揚や間を工夫して変化をつけたり、簡単なクイズや問いかけを挟むのも効果的です。

アクセス環境を整える必要がある

動画マニュアルは視聴できなければ意味がありません。そのため、全店舗や拠点で動画マニュアルを視聴できる環境を整える必要があります。

配信前にインターネット環境やデバイスの整備状況を確認しておきましょう。また、マルチデバイス対応のツールを選べば、スマートフォンやタブレットでも視聴できるようになるのでおすすめです。

見直しや更新の仕組みが必要になる

動画マニュアルを運用していくには、見直しや更新の仕組みが必要です。見直しや更新の仕組みがないと、次第にマニュアルの内容が現状にあわなくなり、現場で使われなくなってしまいます。

あらかじめ「誰が」「いつ」「どのように」見直すかをルール化しておくとスムーズです。また、更新担当者を複数人体制にすることで、作業負担を分散し、常に最新の状態を維持しやすくなります。

動画マニュアル作成ソフトの選び方6つ

活用される動画マニュアルを作るためには、自社のニーズにあった作成ソフトを選ぶことが重要です。さまざまなソフトが存在するため、どのようなポイントに注目すべきかを押さえておきましょう。

目的にあった機能が揃っているか

自社の求めている機能がソフトに搭載されているかが重要です。eラーニングなどのトレーニング機能や、紙面マニュアルのファイル出力に対応したソフトもあります。とくにテンプレートや自動翻訳などは、作業時間を大幅に削減できるため、必要な場合は搭載の有無をしっかり確認しましょう。

誰でも簡単に操作できるか

操作が簡単で使いやすいソフトを選ぶことも重要です。操作性の悪いソフトを選んでしまうと、マニュアル作成に時間がかかり、思わぬ工数（人件費）が発生する可能性があります。無料トライアルを活用して実際の使用感を確認し、複数のソフトを比較検討するのがおすすめです。直感的に操作できるソフトであれば、作業効率も向上します。

サポートが充実しているか

マニュアル作成中に操作方法やエラーについて疑問が生じた場合でも、メーカーやベンダーが迅速かつ丁寧に対応してくれるか、電話やチャットで気軽に問い合わせができるかなどをチェックしてください。また、動画マニュアルは多くの場合、社外秘の情報を含むため、使用するソフトのセキュリティ性も重要です。

動画の管理・共有がしやすいか

ソフトを選ぶ際は、動画マニュアルの管理や共有のしやすさも重要です。作成した動画がどこに保管されてどのように共有できるか、効率よく管理できるかを確認しましょう。さらに、アクセス権限を細かく設定できる、特定のスタッフだけに配信できるなどの機能があると、セキュリティ面でも安心です。

多言語や字幕などに対応しているか

多言語対応や字幕機能の有無も重要です。動画に字幕をつけられれば、音声だけでは理解が難しい場合でも内容を把握しやすくなります。また、複数言語での配信や字幕切替に対応していると、国籍や言語に関わらず全員が同じ情報を学べるため、新人教育もやりやすくなるでしょう。

費用に見合った効果があるか

ソフト導入時は費用対効果もよく検討しましょう。導入コストだけでなく、制作や管理の効率化、教育効果の向上、業務の標準化などによって得られるメリットと比較し、投資に見合うかどうかを判断してください。

Teachme Bizを活用した動画マニュアルの成功事例

動画マニュアルを作成したことで、業務の効率化やスキルのスピーディな習得につながった事例を3つ紹介します。

動画マニュアルで製造現場での迅速な知識共有を実現

赤城乳業株式会社様の事例です。同社では、製造現場における業務知識を共有するため、Office系ソフトで用意したマニュアルを使用していました。しかし、部署ごとに保存場所が異なり、更新が大変という課題がありました。動画マニュアルの作成に取り組んだものの、制作に多大な時間がかかる点が課題となり、導入を見送った経緯があります。

しかし、Teachme Bizを導入したことで、スマートフォンひとつで撮影から編集、共有までをスムーズに行えるようになりました。忙しい時にはまず動画を撮影し、時間のあるタイミングでマニュアルとして整理・共有する運用方法が製造現場にマッチしているそうです。その結果、知識の共有が迅速になり、業務の習得スピード向上につながっています。

異動時の即戦力化や未然防止にマニュアルを活用 引継ぎや技能継承でも若手が貢献できる環境に

動画マニュアルでチェックイン業務の効率化と視覚的理解の向上へ

日本ホテル株式会社様では、従来の文書マニュアルが膨大で視覚的な情報が少なく、更新に手間がかかるという課題がありました。そこでTeachme Bizを活用し、ホテルのチェックイン業務に関するマニュアルに動画を採用します。

現在は動画でわかりやすいマニュアルを作成し、接客シチュエーションごとに異なるチェックイン・チェックアウトのフローや、制服にあうネクタイの結び方など、さまざまな内容を配信しています。更新も容易なのでタイムリーに配信でき、サービスの均質化やチェーンオペレーションの構築につながったのです。

拡大するインバウンド需要に向けたサービス品質や付加価値を向上 Teachme Bizは業務でも研修でも活躍する万能ツール

動画マニュアルによるレシピ共有で店舗での新人教育を効率化

株式会社フレッシュネス様の事例です。同社では、ひと手間かけたこだわりのレシピを、全国の店舗でどのように共有するのかという課題を抱えていました。

そこでTeachme Bizを使用して動画と画像を組み合わせたレシピを作成し、iPadで閲覧できる環境を整備しました。現在ではすべての商品レシピが即座に共有でき、検索も容易になっています。

動画マニュアルによるレシピは、新人スタッフを教育する場面でも活用しています。画像で素材や料理の仕上がりをスムーズにイメージでき、動画で調理中の細かな動作を確認できるため、教育担当スタッフの負担も軽減されました。厨房での調理時にも、注文が入るとすぐ動画レシピを確認でき、熟練スタッフによる指導がなくても安心して作業できる環境になっています。

レシピのひと手間まで全店舗で再現し、商品価値を向上 商品開発の効率化にも貢献

まとめ

動画マニュアルは、文字や静止画だけでは伝わりにくい業務を直感的に伝えられるものです。

作成は、構成案や目次作りからスタートし、情報収集や台本作成をしっかり行いましょう。動画は1テーマにつき1本、3分以内でまとめると効果的です。テロップや図解を効果的に使うとよりわかりやすいものに仕上がります。

動画マニュアルを活用して、知識共有や新人教育をよりスムーズに進めましょう。

動画マニュアルの作成には「Teachme Biz」がおすすめです。スマートフォンやタブレットで撮影した動画をそのまま活用可能。さらに、トリミングや字幕の追加、図形やテキストの編集など、豊富な編集機能も備わっています。詳細は、以下のリンクから概要資料をご覧ください。

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