業務改善のアイデア集｜今すぐ使える具体例や成功のコツを紹介
日々の業務の中で、「無駄が多い」「なぜか同じミスが繰り返される」といった課題に悩んでいませんか？業務改善の必要性を感じていても、「どこから手をつければいいのかわからない」という方もいるでしょう。
業務改善は、社員が働きやすい環境を作るうえで重要な取り組みです。本記事では、業務改善の基本や進め方、すぐに実践できる具体的なアイデア集、成功させるためのコツについて詳しく解説します。ぜひ最後までご覧ください。
業務改善とは？
業務改善の目的や効果、業務効率化との違いを解説します。業務改善を効果的に進めるためにも、まずは基本を押さえておきましょう。
業務改善の目的・効果
業務改善の目的は、おもに組織全体の生産性向上と従業員満足度の向上です。現場の無駄やミスを減らし、社員が業務に集中しやすい環境を整えます。
業務改善の具体的な効果としては、次のようなものがあります。
- 生産性向上：重複作業や属人化した業務の削減により、限られたリソースを有効活用できる
- コスト削減：無駄な工数や人件費などの経費を抑えられる
- 品質安定化：ミスや抜け漏れを未然に防ぐことで、業務の質が安定する
- 社員満足度向上：現場の声を業務に反映させることで、社員のモチベーションや定着率を高める
業務改善は、組織が成長し続けるための土台作りでもあります。
小さな改善を積み重ねることで、大きな効果が期待できるでしょう。
業務効率化との違い
「業務改善」はプロセスそのものを見直し、「そもそもこの作業は必要か」を問いなおす取り組みです。無駄な工程を減らし、業務全体を再設計していきます。
一方、「業務効率化」は、既存の業務を「いかに速く、楽にするか」が目的の取り組みです。ツールの導入や自動化によって、作業負担を減らします。
業務改善を考えるときは、まず「無駄な業務がないか」を見極めることからはじめましょう。無駄な業務を取り除いたうえで、残った業務だけを効率化すれば、費用対効果の高い改善につながります。
業務効率化についてはこちらの記事で詳しく紹介していますので、ぜひご覧ください。
関連記事：業務効率化のアイデア10選｜具体的な進め方と役立つフレームワークも解説
業務改善の具体例15選
ここでは、すぐに取り入れられる業務改善の具体例を15個紹介します。自社の課題にあったものを取り入れてみてください。
業務マニュアルを整備する
業務改善の取り組みの中でも、業務マニュアルの整備はとくに効果的です。
マニュアルが整っていないと、担当者が不在の際に業務が滞り、引き継ぎにも多くの時間がかかります。マニュアルを作成して知識やノウハウを蓄積することで、業務の属人化を防ぎ、誰でも一定の品質で業務を進められるのです。
マニュアル作成の際には、テキストだけでなくスクリーンショットや動画を取り入れ、視覚的にわかりやすくするとよいでしょう。また、マニュアルは一度作って終わりではなく、定期的に更新することがポイントです。業務の変更や改善点を反映させて定期的に更新することで、改善効果が長く続きます。
テンプレート機能もある「Teachme Biz」を活用すると、業務マニュアルを簡単に作成できます。
ペーパーレス化を進める
業務改善の取り組みとして、ペーパーレス化を進めるのもおすすめです。ペーパーレス化は即効性が高く、コスト削減の効果もわかりやすいため、導入メリットを実感しやすいでしょう。
仕事を紙ベースで進めていると、印刷や保管、検索、廃棄などさまざまなコストがかかります。ペーパーレス化を進めれば、これらのコストをまとめて削減可能です。
ペーパーレス化を進める際は、使用頻度が高く、標準化しやすい書類から着手するとスムーズです。ただし、法的に原本保存が必要な書類には注意しましょう。あらかじめ各書類の要件を確認し、必要な場合は紙で保存してください。
無駄な会議・報告書を減らす
会議や報告書が多すぎると、より価値の高い仕事に使える時間が削られてしまいます。形だけの会議や報告書を見直し、従業員が本来の業務に集中できる環境を整えることが重要です。
会議の必要性を見直す際には、「この会議の目的は何か」「意思決定者は誰か」「事前に資料を共有すれば会議自体が不要にならないか」といった観点で検討しましょう。
ITツール・AI・システムを導入する
ITツール・AI・システムを導入するのも、効果的な業務改善の方法です。手作業で行っていた定型業務を自動化すれば、業務のスピードアップが期待できます。
とくに、時間がかかりやすく、ミスのおきやすい作業をシステムに任せるのがおすすめです。さらに、AIをうまく活用すれば、過去のデータをもとにした需要予測や顧客分析も可能になるでしょう。
システム選定の際は、無料トライアルやフリープランなどを活用するのをおすすめします。現場の担当者も巻き込み、実際の使用感を確認しながら進めると、定着につながります。
資料をクラウドで一元管理する
資料の保管場所が複数あると、必要な情報を探すだけで時間がかかります。クラウドを用いて資料を一元管理すれば、検索機能で欲しいものをすぐに探し出せるでしょう。さらに、最新版がひと目でわかりますし、担当者がいないときでも確認できるため、業務の滞りを防げます。
クラウド管理をはじめる際は、運用ルールを整えることが重要です。フォルダ構成のルールを決め、ファイルの命名規則も統一しましょう。また、アクセス権限を設定し、機密情報の漏洩を防ぐことも重要です。
定型業務は自動化する
とくに、人が手作業で行うと時間がかかり、ミスも発生しやすい業務の自動化がおすすめです。具体的には、データの転記や集計、レポート作成、定期的な通知などが、自動化に適しています。
業務自動化については、こちらの記事でも解説しているのでぜひご覧ください。
関連記事：業務自動化を実現する手順やツール､成功事例や自動化のメリット
業務の分担・担当者を見直す
業務の割り振りを見直すことで、担当者一人ひとりの負担を減らせます。また、業務をチーム全体で共有する体制を整えれば、担当者が不在でもスムーズに作業を進められるでしょう。
見直しを行う際は、一度すべての業務を棚卸しし、担当者のスキルや経験に応じて割り振りましょう。適材適所で仕事を受けもつことで、担当者は自分の得意分野に集中し、よりスムーズに仕事が進められます。
無駄な業務を廃止する
形骸化している業務や、成果に直接つながらない無駄な業務を廃止することも、効果の高い業務改善アイデアです。
たとえば、使用されないチェックリストの更新作業や、ほとんど確認されない社内掲示物の作成などは積極的に廃止しましょう。こうした無駄な作業をやめることで、社員はより生産性の高い業務に集中できます。
業務廃止を検討する際には、現場担当者に影響を確認することが重要です。「この業務をやめることで不都合が発生するか」をヒアリングし、必要であれば代替策を用意しましょう。
教育・引き継ぎの仕組みを整える
しっかりと引き継ぎが行われれば、担当者の異動や退職があっても業務が滞る心配はありません。さらに、十分な教育体制が整っていれば、業務の属人化を防ぎ、新人や異動者もスムーズに成長できます。
引き継ぎをスムーズに進めるためにも、業務マニュアルやFAQを整備しましょう。教育面では、メンター制度やバディ制度を採用し、OJTを積極的に行うことで、新しい担当者も安心して業務に慣れていけます。
教育の質を高めるための新人マニュアルの作り方は、こちらの記事をご覧ください。
関連記事：新人教育マニュアルの作り方と作成のコツを解説
社内チャットや掲示板で情報共有を促進する
メールは手軽で便利ですが、組織全体の知識として残しにくいという欠点があります。社内チャットや掲示板を利用すれば、過去のやり取りを履歴として残せるため、ナレッジの蓄積にもつながります。
導入時には、利用ルールを明確に定めましょう。たとえば、緊急の連絡にはメンションを使う、業務時間外の通知はオフにする、といった具体的なルールを決めます。加えて、グループの整理や命名規則の統一を行い、必要な情報をすぐに見つけられる仕組みを整えましょう。
社内アンケートで改善アイデアを集める
より効果的な業務改善策を見つけるために、社内アンケートで現場の声を集めるのもよい方法です。
実際に業務を担当している社員は、課題や改善のポイントをよく把握しています。アンケートを通じて現場の意見を吸い上げることで、実効性の高い改善策を見つけられるでしょう。
アンケートを実施する際は、質問内容を具体的にすることが重要です。「困っていることは何ですか」といった漠然とした質問ではなく、「時間がかかる作業は何ですか」「手戻りが発生するのはどのような場面ですか」といった具体的な質問のほうが、よい回答が集まりやすいです。
社内研修を実施する
研修を受けることで、社員はより高度な業務をこなせるようになります。自分の成長や自分が役立つことを実感できるため、モチベーション向上も期待できます。
研修を企画する際は、まず現場のニーズを把握し、実務に直結する内容を意識しましょう。実際の業務を題材にしたワークショップ形式にすれば、学んだ知識やスキルをそのまま現場でいかせます。
アウトソーシングを活用する
適宜アウトソーシングを活用することも、業務改善の有効な手段です。重要度の低い業務を外部に任せることで、従業員はより重要な業務に集中できます。忙しい時期だけうまく活用すれば、人件費を抑えながら、柔軟に業務を進められるでしょう。
アウトソーシングを検討する際は、外部に依頼した場合と社内で対応した場合のコストを比較しましょう。加えて、依頼先の実績や対応の丁寧さも確認し、自社に合ったパートナーを見つけると安心です。
定期的に振り返りを行う
業務改善を効果的に進めるには、定期的な振り返りが欠かせません。改善は一度で終わるものではなく、業務環境の変化にあわせて見直し、修正する必要があります。
振り返りをする際は、過去の改善策の効果を確認し、さらなる改善点を見つけ出すことが重要です。また、改善についての担当者と期限を設定し、次に振り返りを行った際に進捗を確認することも重要です。改善活動を習慣化し、長期的に続けていける仕組み作りをしましょう。
改善活動を習慣として定着させる
どれだけ多くの改善を実施しても、定着しなければ成果は一時的なものに終わってしまいます。改善をその場だけの活動で終わらせず、組織文化として根づかせる努力が必要です。
たとえば、改善提案制度を導入し、採用されたアイデアに特別手当を支給すれば、社員も積極的にアイデアを出しやすくなります。さらに、週に一度のチームミーティングで「今週の改善」を共有する時間を設けるのもよいでしょう。
業務改善のメリット4つ
ここでは、業務改善によって得られるメリットを4つ紹介します。各メリットを理解し、的確な施策を実施することで、業務改善の成功につながるでしょう。
生産性アップで残業を減らせる
業務改善のメリットのひとつは、生産性の向上と、それに伴う残業の削減です。多くの職場では、データの手入力や長時間の会議など、非効率な作業に時間がかかっています。無駄な作業を排除したり、定型業務を自動化したりすれば、従業員一人ひとりの生産性向上が可能です。
同じ業務をより短時間でこなせるようになれば、残業の削減にもつながります。残業が減ることで、従業員のワークライフバランスが改善され、仕事へのモチベーション維持や健康増進も期待できるでしょう。
コストを抑えて利益向上につなげられる
さまざまなコストを抑えて利益向上につなげられるのも、業務改善で得られるメリットのひとつです。改善の内容次第で、人件費やシステム運用費、印刷・郵送費など、多岐にわたるコストが削減できます。
ここで重要なのは、人件費削減に対する考え方です。単に人員を減らすのではなく、無駄な業務を見直すことで、同じ人員でより効率的に仕事を進められるようにします。その結果、組織全体の生産性が高まり、利益向上につながります。
属人化を防ぎ業務を標準化できる
業務改善を進めることで、業務の属人化を防ぎ、標準化できる点もメリットです。特定の担当者に業務が依存している状態では、その人が不在の際に業務が滞ってしまいます。また、休暇や異動、退職などが発生するとノウハウが引き継がれず、企業全体に支障をきたしかねません。
マニュアルの整備などの業務改善を行うことで、誰でも一定の品質で業務をできるようになります。その結果、担当者が不在でも業務を進められますし、新人や異動者への教育もスムーズに行えるでしょう。
品質を安定させ顧客満足度を向上できる
業務の品質が不安定だと、ミスや遅延が発生し、企業への信頼が損なわれてしまいます。業務改善によってミスを減らしてスムーズに作業できれば、業務の質も安定し、顧客に安心感を与えられるでしょう。リピート率の向上や口コミによる新規顧客の獲得、競合との差別化も期待できます。
業務改善の進め方6ステップ
業務改善は、ただ漠然と取り組むだけでは成果を出しにくいため、順序立てて進めることが重要です。各ステップをしっかり実行し、業務改善の定着を目指しましょう。
1.業務の現状を見える化する
業務改善は、まず業務の棚卸からはじめましょう。具体的には、「誰が」「何を」「どれだけの時間をかけて行っているか」を洗い出します。これにより、各業務にかかるコストや、課題となるボトルネックがわかります。
業務の見える化を行う際は、主要な業務から手をつけるのがポイントです。月間工数が大きい業務や、エラーが頻発する業務、締切に追われやすい業務など、改善による影響が大きいものから取り組みましょう。
業務の見える化についてはこちらの記事でも解説しています。
関連記事：業務可視化とは? 目的やメリット､見える化のおすすめツール
2.業務の課題を洗い出す
業務の見える化を行ったら、次は課題の具体的な洗い出しを行います。
この際、表面的な問題提起では終わらせず、「なぜその問題がおきているのか」という根本原因まで探ることが重要です。その業務について、「そもそも必要か」「まとめられないか」「さらに簡単にできないか」といった観点で深掘りしていきましょう。
また、課題を見つけるには、現場の担当者を巻き込むことがポイントです。実際の関係者の声を直接聞くことで、隠れた課題も見つかりやすくなります。
3.業務改善アイデアを出す
課題が明確になったら、次は具体的な業務改善アイデアを出していきましょう。
この際、ひとつの課題に対して、複数の解決策を考えることがポイントです。複数の選択肢を比較検討することで、もっとも効果が高く、実現しやすいアイデアを見つけられます。
アイデアを出す際は、ブレインストーミングやワークショップで意見を出し合いましょう。また、他社の成功事例を調べて、自社に応用できそうな要素を取り入れるのも効果的です。
4.優先順位をつける
業務改善のアイデアは、優先順位をつけて実行することが重要です。
人的・金銭的リソースには限りがあるため、まずはもっとも効果が高く、実現可能なものから着手しましょう。とりわけ、すぐに成果が見込める即効性の高いアイデアがおすすめです。短期間で目に見える成果が得られれば、業務改善を進めるモチベーションにもつながります。
5.業務改善計画を立てる
実施する業務改善アイデアが決まったら、具体的な実行計画を立てましょう。計画がないまま業務改善を進めると、場当たり的になり、途中で止まってしまうおそれがあります。
実行計画を立てる際は、「誰が」「いつまでに」「何を行うのか」を明確にすることが重要です。担当者と期限、実地内容を具体的に定めることで、業務改善をスムーズかつ確実に進められます。
6.実行と改善を繰り返す
業務改善は一度で終わる取り組みではありません。業務環境は常に変化しており、以前は最適だった方法が、いつの間にか効果が薄れているケースもあります。改善を継続的に行い、組織の習慣として定着させることが重要です。
業務改善を行い、問題があれば見直しと修正を行い、また次の改善につなげる。このサイクルを繰り返すことで、従業員が自ら課題を見つけて解決する文化が生まれ、組織全体の問題解決力が高まります。
業務改善を成功させる5つのコツ
ここでは、業務改善を成功に導くための5つのコツを紹介します。現場に根づく業務改善を実現させるためにも、どのような工夫が必要かを知りましょう。
小さな目標から達成していく
業務改善を成功させるには、まず小さな目標からはじめることがポイントです。
目標が大きすぎると、成果が出るまでに時間がかかります。なかなか成果が出ず、途中で改善活動が停滞したり、モチベーションが低下したりするおそれがあるのです。
小さな目標をいくつも達成できれば、「やればできる」という実感が得られます。成功体験の積み重ねが自信となり、モチベーションを保ちながら改善活動を続けられるでしょう。
現場の意見を積極的に取り入れる
実際に業務を担当している現場の意見を取り入れることも、業務改善の成功に欠かせません。現場の担当者はその業務に誰よりも詳しく、問題の根本原因や具体的な解決策を把握しています。現場の意見を積極的に反映させることで、実務に即した現実的な改善策を導き出せるのです。
担当者本人に直接たずねるのもよい方法ですが、匿名のアンケートを実施するのも効果的です。また、アイデア出しのワークショップを開き、関係者が自由に意見を交わせる場を設けるのもよいでしょう。
情報共有の仕組みを作る
業務改善を成功させるには、情報共有の仕組み作りが重要です。改善の進捗状況や成功事例、失敗から得た教訓などを組織全体で共有し、知識を蓄積できる環境を整えましょう。
具体的には、社内ポータルなどに「業務改善事例集」といった専用ページを設け、各部署の取り組みを掲載するのがおすすめです。うまくいった事例を組織全体に共有し、改善活動を横展開しやすくなるでしょう。
改善効果を数値で可視化して共有する
業務改善を成功させるには、改善の効果を数値で可視化し、関係者全員で共有することが重要です。改善活動の成果を客観的に示すためにも、時間やコスト、品質といった指標をわかりやすく数値化しましょう。
数値化する際は、必ず改善前のデータを記録しておきます。改善前のデータがあれば、改善後の変化と比較し、関係者への説明や次の改善策の検討に利用できます。
改善計画を定期的に見直す
業務を取り巻く環境は常に変化しており、当初の計画が途中でズレてしまうことも珍しくありません。定期的に計画を振り返ることで、新たな課題や改善のチャンスを見つけ出し、より効果的な内容に軌道修正できます。
こうした見直しを習慣化すれば、改善活動を一時的な取り組みに終わらせず、持続的に成果を出せるでしょう。
まとめ
業務改善を成功させるためには、課題を明確にしたうえで具体的な改善アイデアを出すことがポイントです。
改善活動をはじめる際は、小さな目標からはじめることをおすすめします。大きな目標に向かうよりも、達成しやすい小さな目標を積み重ねることで、確実に成果につながります。また、現場の意見を取り入れながら改善を進めるのも重要です。
改善活動は一度実行しただけで終わりではありません。定期的に計画や進捗を見直し、状況に応じて改善策をブラッシュアップしていきましょう。
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