AIによる業務効率化の例を紹介！成功のポイントも解説
AI技術は急速に進化しており、機械学習やディープラーニングを活用したシステムが、さまざまな業界で導入されています。少子高齢化による労働力不足が深刻化するなか、企業が生産性を維持・向上させるためには、AIを活用した業務効率化が必要です。
本記事では、AIを導入することで業務を効率化できる具体的な活用例を紹介します。また、導入を成功させるためのポイントや注意点についても解説するので、ぜひ参考にしてください。
目次
業務効率化でAI活用が進む背景
なぜ今、業務効率化にAI導入が進んでいるのか、独自に実施したアンケート結果を踏まえながら、その背景を解説していきます。
AIを用いた業務効率化の現状
AIを活用した業務効率化の現状を把握するため、全国の会社員や経営者（22〜65歳）100人を対象に「AIツールの業務効率化への活用状況に関するアンケート」を実施しました。
アンケート結果によると、AIを業務効率化に「すでに活用している」と答えた企業は21％、「試験的に導入している」が9％で、実際にAIを業務に取り入れているのは全体の3割程度にとどまりました。一方、「今後も活用予定がない」が53％と過半数を占め、AI導入にはまだ慎重な姿勢が見られます。
実際に活用されているツールは「ChatGPT（OpenAI）」（60％）が最も多く、ついで「Microsoft Copilot」（46.67％）、「Gemini（Google）」（36.67％）が使われていました。生成AIを中心に活用が進む一方で、画像生成や業界特化型ツールの利用はほとんど見られませんでした。
AIを活用していない理由では「特に理由はない」（47.14％）が最多で、AI導入を自社の課題と認識していない企業が多いことがわかります。また、「自社の業務にあう活用方法がわからない」（22.86％）、「AIを使いこなせる人材がいない」（17.14％）、「情報漏洩やセキュリティに不安がある」（14.29％）など、運用面での課題もあげられました。
AIを活用した業務効率化は注目を集めていますが、現状では導入が進んでいる企業はまだ一部に限られています。しかし、総務省の調査によると、実際にAIを積極活用する企業は年々増加傾向にあり、その実用性が広く知られるにつれて導入の動きも加速していくことが予想されます。
AIアシスタントの代表的な種類についてはこちらの記事もご確認ください。
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AIによる業務効率化の必要性
AIが業務効率化の手段として注目される背景には、企業が抱えるさまざまな課題があります。とくに、人手不足や業務量の増加が深刻化するなかで、効率的に業務を進める手段としてAIが求められています。
アンケート結果によると、企業がAIを活用する理由として最も多かったのは「業務の生産性を向上するため」（60％）でした。人手不足や業務量の増加といった課題を抱えるなかで、限られたリソースを最大限にいかし、より高い成果をあげたいという意識がうかがえます。
実際にAIを活用している企業では、「業務のスピードや生産性が向上した」（43.33％）という回答が最も多い結果になりました。AIの活用が、業務効率化に一定の効果があることがうかがえます。さらに「限られた人材で業務を遂行できるようになった」（30％）という回答からは、人手不足の課題解決に役立っていることもわかるでしょう。
このように、AIは単なる便利なツールにとどまらず、企業が競争力を維持し向上させるために欠かせない手段となりつつあります。業務効率化や生産性向上に加え、人手不足や業務の質といった課題の解決にも寄与するAIは、今後ますます重要性を増していくでしょう。
AI活用で進む業務効率化のアイディア15選
AIがビジネスの現場に浸透するなか、実際に「どのような業務の効率化」に役立てられているのか、アンケート調査を独自に実施しました。
最も多かった回答は、メール文面や資料、議事録作成といった「文章作成」への活用です。これについで「データ分析」「アイディア出し」さらには「コーディング・開発」が多く、AIの活用が多岐にわたる分野で進んでいることが明らかになりました。
このアンケート結果を踏まえ、AIを活用して業務を効率化する具体的なアイデア15選を紹介します。ぜひ、自社の業務効率化のヒントとして役立ててください。
こちらの記事では、業界別のAI活用事例も紹介しています。
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文章作成の効率化
AIを活用すれば、文章作成にかかる時間を減らせます。
具体的には、メールの返信や業務レポート、プレスリリース、社内規程の草案といった定型的なビジネス文書の作成を任せられるでしょう。さらに、営業の提案メールや広報のニュースリリースの草案、求人票の作成など、さまざまな文書に活用できるでしょう。
文書作成にAIを使うときは、質の高いプロンプトをテンプレート化しておくとよいです。これにより、一定品質の文書を誰でも作成できるようになり、事務作業全体の効率化が期待できます。
画像や動画作成の効率化
AIは、画像や動画の制作作業の効率化にも役立ちます。
たとえば、Webサイト用のバナー画像やプレゼン資料に挿入する挿絵、SNS投稿向けの短尺動画などをAIで作れます。専門的なデザインスキルがない担当者でも、一定水準の成果物に仕上げられるのが強みです。
AIをうまく活用することで、デザイン外注コストの削減や制作リードタイムの短縮が期待できます。ただし、AIの生成物が著作権や商標権などを侵害するリスクには、細心の注意が必要です。
デザイン作成の効率化
AIはデザイン作成においても活躍します。デザインのラフ案を複数パターン生成したり、既存デザインをもとに複数バリエーションを展開したりすることが可能です。これにより、デザイナーが試行錯誤に費やす時間を減らし、デザインをさらに洗練させることに集中できるでしょう。
具体的には、WebサイトのUIデザイン案や製品ロゴ、パッケージデザインなど、さまざまなものに活用できます。単純作業やパターン出しをAIに任せることで、人間は、コンセプト設計やユーザー体験の検討といった、より創造性の高い業務に集中できるでしょう。
資料や議事録作成の効率化
資料や議事録を作成するときにもAIは役立ちます。
資料作成には、情報の収集や整理、内容の検討、フォーマットの調整など、さまざまな工程が発生し、完成までにどうしても時間がかかります。各工程でAIをうまく活用すれば、全体の作業時間を減らせるでしょう。
とくに、マニュアルや議事録、ミーティング資料、プレゼン資料、プロモーション資料などを作成するときに効果的です。資料の作成時間を減らし、より重要な業務に集中しやすい環境を整えられます。
AIを活用したマニュアル作成についてはこちらの記事でも解説していますので、ぜひご一読ください。
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マニュアル管理・作成システム「Teachme Biz」には、AIアシスタントによるマニュアル作成・編集機能「Teachme AI」も備わっています。
コーディング・開発の効率化
ソフトウェア開発や社内ツールの改修においても、AIは力を発揮します。
AIがサポートできるのは、コーディングやテスト、デバッグ（不具合修正）といった開発工程です。コードの自動生成やエラーの検出、最適化の提案などをAIが行うことで、作業効率を向上できるでしょう。エラーの見逃しや入力ミスなど、人間では見落としやすい部分をAIで防げるのも魅力です。
AIに単純作業を任せることで、開発者はより高度な設計や機能改善に集中できます。これにより、開発全体の効率化と品質向上が期待できます。
データ分析の効率化
顧客を理解し、新たなビジネスチャンスをつかむためには、データ分析が欠かせません。
AIを活用すれば、さまざまなデータを自動で収集して整理し、分析に適した形に整えられます。手作業では難しかった正確な分析や需要予測も可能になるでしょう。
その結果、市場の変化や消費者の行動パターンを可視化し、マーケティング戦略や新事業の立案をスムーズに進められます。
翻訳・多言語対応の効率化
AIは、翻訳や多言語対応でも活躍します。
AIによる翻訳技術は日々進化しており、専門用語や業界特有のニュアンスを踏まえた自然な翻訳が可能になっています。海外支社とのメールコミュニケーションや外国語の技術文書の読解、グローバル向けマニュアルの作成など、幅広いシーンで活躍するでしょう。
AIを活用すれば、翻訳作業にかかる時間とコストをおさえつつ、海外拠点や取引先とのやり取りをよりスムーズに進められます。
顧客対応の効率化
AIを導入することで、問い合わせ対応の効率化も進められます。
たとえば、カスタマーサポートにAIチャットボットを導入すれば、24時間365日の自動対応が可能です。オペレーターの負荷を減らせますし、顧客がすぐに回答を得られることで満足度の向上も期待できます。さらに、顧客の意見を分析してサービスや製品を改善したり、社内向けのヘルプデスクに導入して従業員対応を効率化したりすることも可能です。
品質管理の効率化
製造業において、製品の品質管理は信頼性に関わる重要な業務です。しかし、製品の外観検査や検品作業は、どうしてもヒューマンエラーが発生しやすい業務です。ここにAIを導入することで、検査精度の向上と作業のスピードアップが期待できます。
たとえば、AIに良品と不良品を学習させれば、製品の合否を自動で判定できるでしょう。さらに、ディープラーニングによって微細な欠陥もわかるようになれば、より人に近い判断も可能です。
事務作業の効率化
繰り返し行っている事務作業のなかには、AIで自動化できるものもあります。具体的には、請求書の処理や経費精算、契約書のデータ入力、帳票の確認などです。
AIが書類の内容を読み取り、必要な情報を自動で登録すれば、これまで入力作業にかかっていた時間が減らせます。さらに、数値の照合もAIに任せることで、確認作業の手間が必要なくなり、ミスも防げるでしょう。
定型作業をAIに任せることで、業務効率が向上し、担当者はより価値の高い業務に集中できるようになります。
IT・情報システム業務の効率化
ITや情報システム業務も、AIで効率化できます。具体的には、社内ヘルプデスクへの問い合わせ対応や、PCの初期設定、アカウント管理などの定型作業です。
とくに、問い合わせ対応では大きな効果が期待できます。「プリンターがつながらない」「パスワードをリセットしたい」といったよくある質問を、AIチャットボットが自動で解決できます。IT担当者の負担を減らすと同時に、社員の疑問をすぐに解決する環境も整えられるでしょう。
営業・マーケティング業務の効率化
営業やマーケティング業務でも、AIは活躍します。
たとえば、見積書の作成やフォローアップメールの準備といった作業をAIで自動化可能です。また、過去の商談データを分析し、最適な提案内容を導き出すこともできます。
業務の一部でAIのサポートを受けることで、営業担当者の負担を減らせます。そして負担が軽くなった分、顧客ニーズの深掘りや最適な提案書の作成など、人にしかできない業務に専念できるのです。
思考の整理やアイデア出しの効率化
思考の整理やアイデア出しも、AIの得意分野です。
AIは「壁打ち相手」として活用するのがおすすめです。膨大な知識をベースに、複数の選択肢を示してくれるため、優秀なアイデアを見つけられます。異なる業界や分野の知見も組み合わせてくれるため、これまでになかった斬新な発想を得られるのも魅力です。
企画書の構成案作成や新規事業のアイデア出し、複雑な問題の論点整理などで活用するとよいでしょう。
コミュニケーションの効率化
日々の業務では、大量の通知やメール、会議資料などに目を通すだけでも時間がかかります。AIを用いて情報の整理をすることで、担当者が本当に必要な情報だけを確認できるようになるでしょう。
たとえば、長文メールや報告書の要点をAIが自動で抽出したり、社内チャットの未読メッセージを要約したりできます。オンライン会議では、リアルタイムで字幕表示や翻訳を行い、多言語対応も可能です。
こうしたAIのサポートにより、情報処理にかかる時間を減らし、スムーズにコミュニケーションをとれるようになります。
学習や研修の効率化
新入社員向けの資料や社内研修コンテンツは、AIを活用することで効率よく作成できます。
既存のマニュアルや社内規程、過去の研修資料をAIに読み込ませれは、学習教材を自動で作成することが可能です。複雑な業務マニュアルをわかりやすく要約することもできます。
AIを活用すれば、研修担当者は資料作成にかかる時間を減らせるでしょう。教材の質もあって理解しやすくなるため、学習効果も高まります。
AI活用による業務効率化のメリット4つ
AIで業務効率化を進めることで得られる具体的なメリットを4つ紹介します。
AIのメリット・デメリットについてはこちらの記事でも紹介しているので、参考にしてください。
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関連記事：AIを導入するメリット･デメリットとは? 日本の導入状況や導入手順を解説
単純作業を減らして生産性をあげる
AIを活用すれば、日々の単純作業を減らして生産性をあげられます。
たとえば、データ入力やレポートの集計、議事録の作成など、繰り返し発生する定型業務はAIに任せることが可能です。AIは設定されたルールにもとづいて業務をこなすため、一定の品質を保って仕事を終えてくれます。疲労や集中力の低下によるミスの心配もありません。
実際に、業務効率化のためにAIを活用している人を対象としたアンケートでは、「1日あたり1〜2時間の作業時間を短縮できた」と回答した人が40％をこえました。
AIによって1時間の余裕が生まれれば、その分、人にしかできない創造的な仕事に集中できるでしょう。
人件費や採用コストを削減できる
AIを活用すれば、人件費や採用コストの削減につながります。これまで人手を増やして対応していた業務量を、AIという「デジタルな労働力」でまかなえるようになるのです。
結果として、残業時間の削減や追加採用の抑制につながり、長期的には教育・育成にかかるコストもおさえられます。少人数でも安定して業務を回せる体制を築けることもメリットです。
ミスを減らし、業務の質を安定させる
AIを活用することで、人間が起こしがちなミスや見落としを防ぎ、業務の品質を一定に保ちます。
AIは、人の目では見落としがちなわずかな異常も見つけられます。不良品の検出や数値データの自動チェックなど、精度が求められる業務においてとくに活躍するでしょう。
加えてAIは、設定されたルールにもとづいて正確に処理を行います。感情や体調といった人間特有の要素に左右されず、同じ精度を維持し続けることが可能です。
重要な業務に集中できる環境を整える
AI導入によって業務効率化が進めば、人はより重要な業務に集中できるようになります。
AIは効率化や自動化には優れていますが、状況に応じた柔軟な判断や新しい発想などは、まだ不得意です。定型業務はAIに任せ、企画立案や戦略策定、顧客対応など、人の判断や創造性が求められる業務は人が行いましょう。
AIと人が役割を分担することで、チーム全体の生産性を向上し、業務の質も高められます。
AI活用による業務効率化を成功させるための5つのポイント
AIを導入すれば業務の効率化が期待できますが、目的や運用方法を誤ると十分な効果を得られないおそれがあります。
独自に行ったアンケートでは、AIを活用して業務効率化を進めるための取り組みとして、最も多くあげられたのが「研修やセミナーの実施」でした。ついで「社内ガイドラインの策定」や「専門部署・担当者の任命」などの取り組みもあげられました。AIを導入するだけでなく、社内の理解や運用ルールの整備にも力を入れていることがわかります。
このアンケート結果を踏まえ、業務効率化を成功させるための5つのポイントを紹介します。
AIツール・システムの導入目的を明確にする
AIを効果的に活用するには、導入の目的をはっきりさせることが必要です。
AIツールやシステムの導入や運用には一定のコストがかかります。目的や優先度が曖昧だと、ツール選定やリソース配分がうまくいかず、無駄な費用が発生するリスクもあります。
まず導入目的を明確にし、効率化したい業務を決めたうえで、適切なツールやシステムを選びましょう。とくに大規模プロジェクトでは、投資対効果や費用対効果をよく検討し、できるだけコストをおさえる努力が必要です。
導入時・運用時にAIに学習させる
AIツールやシステムの導入時には、業務に必要なデータを学習させることが求められます。
AIは学習したデータをもとに結果を出力します。そのため、導入時はもちろん、導入後も定期的に新しいデータの追加が必要です。データが古かったり不足したりすると、思うように結果を出力しないおそれがあります。
AI導入後は十分な検証期間をもうけ、学習データや出力結果を適宜評価しながら運用を進めましょう。
セキュリティ対策を強化する
AIを活用する際には、不正アクセスやデータ流出などのセキュリティリスクに注意が必要です。AIが扱うデータには機密情報が含まれるケースがあるため、しっかりとセキュリティ体制を整えなければなりません。
具体的には、データの取り扱いに関するガイドラインを策定し、社内全体で遵守する仕組みを作りましょう。また、セキュリティ意識を高めるための研修や教育制度を導入し、社員の意識を高めることも重要です。適切にデータを扱える環境を整備し、安心してAIを業務に活用できるようにしましょう。
AIに関するガイドラインを作成する
AIを安全かつ効果的に活用するためには、ガイドラインの作成と周知が重要です。
ガイドラインには、AIの適切な使い方に加え、生成物の取り扱いや活用範囲、品質チェック方法などを盛り込みましょう。とくに、著作権・商標権の侵害や誤情報（ハルシネーション）といったリスクへの対策は必須です。
生成物を利用する際は、必ず人間が内容を確認し、出典や根拠を明確にするようにしてください。また、AI生成物の二次利用に関する承認フローやチェック手順を定めることで、リスクを最小限におさえられます。
「TeachmeBiz」を使えば、誰でも簡単にAIツールのマニュアルを作成できます。
Teachme Bizの概要資料をダウンロードする
AIについての研修やセミナーを開催する
AIを導入したら、本格的に使用する前に研修やセミナーを開催しましょう。
生成AIは、プロンプト（指示文）で得られる結果が大きく変わります。そのため、社員一人ひとりが適切な指示の出し方や活用のコツを身につける必要があります。
導入後は、まず研修やセミナーを実施しましょう。基本的な操作方法やプロンプトの例などを共有し、現場で使える知識を広めていくことが重要です。社員の理解が深まるほど、AIを業務効率化にいかしやすくなるでしょう。
AIを導入して業務効率化を図る際の5つの注意点
AIによる業務効率化を進める際は、いくつかのリスクや懸念点を踏まえておく必要があります。
独自に行ったアンケートでは、「AIが出力した情報の正確性や信頼性の判断が難しい」（40％）という回答が最も多く寄せられました。ついで、アウトプットの質やセキュリティ面に不安を感じている人も見受けられます。多くの人がAI活用に期待を寄せる一方で、その信頼性や精度、安全性を心配している現状が明らかになりました。
こうした現状を踏まえ、AIを業務効率化に取り入れる際に注意すべき5つのポイントについて、具体的に解説します。
AIに頼りすぎてしまう可能性がある
AIには多くのメリットがありますが、頼りすぎるのは危険です。
現在のAIは言語処理や画像認識、音声理解、数値処理など、特定分野に強みをもつ「特化型人工知能」です。特定の業務は人間以上の成果を出しますが、人間の柔軟な判断力や創造性が求められる業務も数多く残っています。
AIの得意・不得意を正しく理解したうえで、バランスのとれた運用を心がけましょう。
責任の所在が不透明になりやすい
業務にAIを活用する際、トラブル発生時の責任の所在が曖昧になるおそれがあります。
とくに注意したいのは、AIで生成したデザインやコンテンツが、意図せず著作権や商標権などの権利を侵害してしまうケースです。たとえば、既存の商標登録済みロゴと似た生成物をそのまま使用すると、差止請求や損害賠償請求の対象となる可能性があります。
AIを導入する際は、こうした潜在的なリスクを十分に理解し、どう活用していくかを慎重に検討することが重要です。
思考プロセスがブラックボックス化しやすい
AIのアルゴリズムは複雑なため、その判断や出力の根拠が不明瞭になることがあります。とくに生成AIは、膨大な情報をもとに自動で文章や画像を生み出します。そのため、どのようなロジックで結果が導き出されたのかをユーザーが正確に把握するのは困難です。
こうした特性を踏まえると、AIの出力結果をそのまま使用するのは危険です。業務で利用する際は、必ず人間が出力結果を見直しましょう。AIを鵜吞みにせずに内容の精査を行い、情報の正確性や適切性を確認することが必要です。
情報漏洩のリスクがある
AIを活用する際は、セキュリティ面でのリスクにも注意が必要です。
AIを使用する際、入力した情報がAIの学習データとして蓄積され、利用される可能性があります。また、アカウントが不正アクセスを受け、過去のログから情報が流出してしまうリスクも考えられます。
こうしたリスクを防ぐためにも、AI導入時にはセキュリティポリシーを策定しましょう。具体的には、アクセス権限の管理や監査体制の整備を行い、社員が安全にAIを利用できる環境を作ることが求められます。
AIツールの導入や運用にコストがかかる
AIで業務効率化を進めるには、一定のコストがかかることをあらかじめ考慮しておきましょう。
たとえば製造業において、検品や設備保全を自動化するには、IoT機器の導入や生産データを管理するプラットフォームが必要です。さらに、システムを刷新するとなると、AIやIoTに精通した人材の確保や、業務フローの再設計なども求められるでしょう。
AI導入に伴うコストは、初期費用だけでなく、その後の運用や保守など継続的に発生します。そのため、中長期的な視点で費用対効果を分析することが重要です。
まとめ
AIは、資料作成やデザイン制作、データ分析、翻訳・多言語対応など、多岐にわたる業務でその力を発揮し、効率化に貢献しています。今後、AIを導入して業務効率化を図る企業はますます増えていくでしょう。
業務効率化のためにAIを活用する際は、まずガイドラインを作成することが重要です。さらに研修やセミナーを実施し、AIの目的や具体的な使い方を全社員に周知させる必要があります。
AIは単なる業務支援にとどまらず、生産性向上や人手不足の解消、業務の質の向上にもつながる重要なツールです。自社の業務にうまく取り入れ、効率化を実現していきましょう。
AI導入時のマニュアル作成には「Teachme Biz」がおすすめです。テンプレートで簡単にマニュアルを作成できるため、不慣れな人でも安心してご使用いただけます。
Teachme Bizは無料トライアルもできます。実際の操作感や自社での活用イメージを確認してみてください。AI機能もお試し可能です。
AI活用のノウハウをまとめた資料も用意しています。AI導入時によくある課題や、それを解決する具体的な方法も紹介されており、AI導入を検討している企業にとくにおすすめです。
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